17 tips for mer effektive møter

Her er 17 tips basert på egne erfaringer fra utallige møter:

1. Send ut en møteplan i forkant av møtet.

Det kan være en fordel at alle møtedeltakerne får en oversikt over hva som er temaet for møtet. Således møter alle opp mer forberedt og holder seg lettere til saken. En møteplan bør sendes ut senest dagen før møtet, slik at alle rekker å lese igjennom møteplanen.

2. Hvem gjør hva?

For ryddighets skyld bør man avklare hvem som er møteleder (den som styrer fremdriften i møtet), og hvem som noterer det som blir sagt/vedtatt og sender ut et møtereferat i etterkant. Kjenner man ikke alle i møtet, kan det med fordel kjøres en kort presentasjon av møtedeltakerne.

3. Møt opp i tide

Få ting er mer forstyrrende en personer som kommer stresset inn i møtet 5 minutter etter at det har startet. Møt opp i god tid, spesielt hvis du er en av dem som skal presentere noe i møtet. Sørg for at evt. utstyr du skal bruke er oppe og går, og fungerer som det skal. Mange møter opplever forsinkelser fordi en prosjektør ikke fungerer som den skal, og man blir sittende å se på en stresset person som knoter med kabler, fjernkontroll og maskiner som ikke vil samarbeide.

4. Start og avslutt møtet etter avtalt tid

Dette syndes det mye mot. Respekter andres tid og husk at mange har satt av tid til dette i timeplanen sin. De fleste har andre ting å gjøre i løpet av en arbeidsdag, og ofte skal man videre til andre avtaler. Begynn gjerne møtet med å oppgi hvilke saker som skal tas opp i møtet, og hvor lenge møtet varer.

5. Møt forberedt

Møter man uforberedt til et møte, tilfører man sjelden noe nyttig. Et minimum av innsikt i sakene som skal tas opp bør kreves. Leser man seg opp på temaene for møtet og gjør grundig research, stiller man mer kompetent til å bidra med sin egen kunnskap og tanker i samtalene. Tenk over din rolle i møtet og noter gjerne ned evt. spørsmål/kommentarer man måtte ha. Skal man presentere noe, er det viktig å få avklart hvor mye tid man har fått tildelt.

6. Slå av telefonen

Hvem har ikke opplevd å bli avbrutt av en lystig ringetone fra en telefon som er glemt slått av? Veldig få trenger å ta telefonen i det tidsrommet møtet varer. De fleste telefoner nå til dags har mulighet til å aktivisere automatiske svarmeldinger til dem som forsøker å ringe. De fleste aksepteres å bli ringt opp igjen etter et møte.

7. Ta med penn og papir

Dette burder være helt opplagt. Ikke bare er det av rent praktiske årsaker; man kan med fordel notere seg viktige ting, spesielt hvis man tildeles en oppgave som skal utføres etter et møte. Men også gir det et inntrykk av at man er aktiv deltakende når man noterer. Det skal ikke skrives noe roman, men forsøk å notere deg de viktigste stikkordene fra møtet. Viktige ting bør renskrives for deg selv, etter møtet. Om en måned er det ikke sikkert du selv husker innholdet bak de ulike stikkordene.

8. Del alle relevante data

Ikke hold tilbake det du sitter inne med av opplysninger som kan bidra i positiv retning for møtet. Ikke tro at alle vet alt du vet og spør så mye som mulig. En holdning bør være at ingen spørsmål er dumme og all informasjon er god informasjon. (Så lenge det er relevant for innholdet i møtet).

9. Hold deg til saken

Her er møteplanen et godt verktøy for å styre samtalen i riktig retning. Mange møter blir ineffektive fordi man prater om ting som ligger utenfor sakens kjerne. I løpet av et møte kan man ofte bli engasjerte og inspirerte, nye tanker dukker opp og det er fristende å lufte en hver idé som dukker opp i hodet. Men man bør filtrere dette i sitt eget sinn, før man prater. Har det jeg skal si nå, direkte tilknytning til det møtet handler om?

10. Unngå å bli forstyrret

Møter bør avholdes i et lukket uforstyrret rom. Kollegaer bør være informert om at du er i møte, og være behjelpelige med å ekspedere evt. kunder som ønsker kontakt med deg i mellomtiden. Ikke avhold møter i samme rom som det sitter kollegaer og jobber!

11. Vær kort og konsis

Er du av typen som liker å prate, eller høre din egen stemme. Da bør man ha selvinnsikt nok til å begrense seg. Alle bør få slippe til innenfor den avsatte tiden, og du bør unngå å være den som spiser opp all tid. 

12. Den som tier samtykker

En god regel bør være, at hvis du ikke sier noe, så samtykker du i det som blir sagt. Ikke sitt inne med tanker og idéer, hvis du er uenig i det som blir sagt. En god diskusjon med ulike meninger gir ofte gode resultater. Det er viktig at alle forlater møtet med en følelse av enighet. Det er frustrerende å irritere seg over ting man ikke sa i møtet i etterkant, hvis man forholder seg taus og passiv.

13. Unngå utenomsnakk og urelevante kommentarer

Begrens de gode historiene og den koselige praten til før og etter møtet. Hvilken restaurant du spiste på i helgen, eller vitsen din datter på 4 år har laget har sjelden noe i et effektivt møte å gjøre. (Hvis ikke vitsen har relevans for temaet i møtet). Kommentarer til en presentasjon, kan med fordel samles opp og tas i etterkant. Gi tydelig beskjed om dette, før du begynner presentasjonen din.

14. Vær uenig uten å virke vanskelig

Uenighet må ikke sees på som noe negativt. Tvert i mot kan uenighet føre til en mer ens tankegang og enhetlig tanke om hva som skal oppnås etter et møte. Ofte er ikke det første som foreslås det beste alternative, og under en diskusjon blir ofte idéer og tanker mer spisset og konkretisert. Er man uenig i noe, skal man ha en god grunn og kritikk bør alltid komme sammen med en begrunnelse og forslag til alternativer. Man kan ikke bare si at man ikke liker noe, uten å si hvorfor og hva som kan gjøres bedre.

15. Utfordre ideene og ikke menneskene

Man kan ikke like alle mennesker man møter, – men man kan være profesjonell nok til å skille person og sak. Fokuser på det som blir sagt, og ikke HVEM som sier det. Ikke alltid stol på førsteinntrykket av en person heller, men gi alle mulighet til å bidra med sine tanker og idéer på likt grunnlag. 

16. Alle skal bidra

Alle som er innkalt til et møte, er forhåpentligvis der på grunn av sin kompetansebakgrunn. Man har alle noe å tilføre et møte, og det er viktig at man har selvtillitt nok til å si til seg selv: Jeg tilfører møtet noe, med det jeg har av innsikt og idéer. Vær inkluderende som møteleder, og dra alle inn i samtalen.

17. Send en oppsummering fra møtet i etterkant

Det kan være ryddig å sende ut et skriv i etterkant av møtet, der man kort beskriver hva som ble tatt opp i møtet, hvilke oppgaver som ble delegert og hvem som har ansvaret for å følge opp (gjerne med fastsatte datoer for når ting skal være gjort). Ikke la det gå for lang tid, før man skriver en slik oppsummering.